Como fazer uma gestão condominial

Entenda através das nossas dicas a como fazer uma gestão condominial que transforme o condomínio, garantindo maior qualidade de vida para os moradores e prestadores de serviços

Mais do que gerenciar um condomínio e realizar as tarefas do cotidiano com eficiência, uma boa gestão condominial deve garantir o desenvolvimento dos serviços prestados aos moradores e aos outros envolvidos na rotina do condomínio.

Muito se discute sobre quais são as funções da gestão condominial e quais são as medidas que devem ser tomadas quando os moradores anseiam por algum tipo de mudança. No entanto, para entender isso, é necessário entender o que está ao alcance da gestão condominial e como esse trabalho acontece na prática.

Iremos diferenciar quais são os tipos de gestão condominial e dar algumas dicas para que você melhore a administração do condomínio (e também para que os moradores possam compartilhar essas boas práticas com os responsáveis).

Navegue e leia sobre como fazer uma boa gestão condominial

O que é gestão condominial?

É a administração de um condomínio (ou qualquer outro conjunto residencial) pautada em diferentes pilares estratégicos para que todas as áreas se mantenham em conformidade.

A gestão de condomínio é um trabalho que envolve conhecimentos de administração financeira, jurídica, gestão de pessoas, comunicação e até mesmo infraestrutura.

Somente contando com um gestor que trabalha para desenvolver esses e outros pilares que um condomínio se consolidará e oferecerá o que há de melhor para os moradores.

Algumas das tarefas que envolvem a gestão condominial são:

Gerenciar a equipe responsável pelas áreas de apoio do condomínio, como subsíndicos e agentes prestadores de serviços terceirizados.
Controlar todas as finanças e o fluxo monetário que envolve a rotina da administração do condomínio, incluindo pagamentos, investimentos e também adotando medidas para diminuir os gastos.
Otimizar os meios de comunicação para que a conversa com os moradores seja a mais direta possível, eliminando o espaço de ruídos e facilitando a marcação de reuniões, a solução de conflitos entre condôminos e mais.
Realizar a fiscalização da situação da infraestrutura de todas as áreas do condomínio, solicitando os devidos reparos, quando necessário.
Cuidar dos trâmites jurídicos que envolvem o condomínio, sendo o responsável por contatar os agentes legais e representando o condomínio judicialmente, se preciso.
Realizar investimentos em tecnologia e qualidade de vida, garantindo um ambiente mais atrativo e agradável não somente para os moradores, mas também para os interessados em se estabelecer no condomínio futuramente.

Nem sempre a administração dispõe de todas as ferramentas necessárias para realizar o trabalho ideal, o que acaba gerando um déficit na gestão condominial. Em casos como esse, é comum que uma empresa especializada em gestão condominial seja contratada para suprir essa demanda. Além da viabilidade econômica, seu condomínio poderá contar com profissionais com a expertise necessária e a bagagem para resolver qualquer tipo de conflito.

Agora que já sabemos qual deve ser o foco da gestão condominial, vamos ver quais os tipos que existem e como se diferenciam.

Quais são os tipos de gestão condominial?

Todos os moradores do seu condomínio sabem qual é o tipo de gestão que predomina no seu empreendimento? Ou melhor: está claro para eles qual é o tipo de gestão condominial?

Se a sua equipe ainda não se atentou a este ponto, não tem problema. Separamos uma pequena lista com os tipos de gestão condominial para que o direcionamento das ações seja mais coerente com o que os moradores e prestadores de serviço esperam. Veja abaixo:

Autogestão condominial

Neste modelo de administração, quem fará o controle de todas as questões relacionadas às tarefas citadas anteriormente serão os próprios moradores ao eleger um síndico através de uma assembleia.

É um cargo que costuma ser mais comum em condomínios de menor porte e não obrigatoriamente envolve a remuneração do síndico, apesar de ter alguns casos em que há algum tipo de valor pago para quem assumir esta responsabilidade.

Gestão realizada por síndico contratado

Há casos em que os moradores optam por contratar um síndico profissional para ficar encarregado de toda a administração do condomínio – seja por sua experiência ou pela falta de moradores aptos para tal.

Autogestão assistida

Aqui, o síndico ainda é o principal responsável pela gestão condominial e pelo controle das tarefas. Porém, o diferencial está no fato de que ele poderá contar uma equipe delegada para auxiliar em determinadas tarefas, como a resolução de problemas jurídicos ou controle financeiro, por exemplo.

Gestão condominial por empresa terceirizada

A contratação de uma empresa que tome conta da administração do empreendimento é uma saída cada vez mais comum por parte dos condomínios. Assim como ocorre na contratação de um síndico especializado, a administradora ficará responsável por cuidar da manutenção, finanças, gestão de colaboradores, fiscalização e mais.

Independentemente do tipo de gestão condominial, existem algumas boas práticas que podem ser adotadas e otimizarão esse trabalho.

8 dicas para realizar uma boa gestão condominial

Dê uma olhada nas dicas que separamos e que podem te ajudar a fazer uma gestão mais eficiente:

Construa (ou aprimore) um planejamento

Pode parecer básico, mas é onde a maioria dos gestores são pegos de surpresa. Novas pessoas se envolverão na gestão condominial ao longo do tempo e há casos em que você é a pessoa nova. Quando há um planejamento de todas as ações recorrentes e futuras para o condomínio, a tomada de decisões se torna muito mais fácil e o escopo de tarefas não fica tão nebuloso.

Se você ainda não estruturou um documento que armazene todas as informações necessárias para o trabalho com as diferentes áreas ou até mesmo com as ideias, esse pode ser um bom começo.

Invista na comunicação

Independentemente do tipo de gestão, é importante que todas as partes se comuniquem de forma clara para que os ruídos não impactem na vida dos condôminos.

Afinal de contas, qualquer informação que for passada e estiver errado pode resultar em ações que não atenderão às expectativas dos moradores.

Se o condomínio ainda não possui um canal onde as informações importantes são centralizadas e repassadas (ou se utiliza vários diferentes), abre-se espaço para atritos e o planejamento todo pode estar em risco.

Investir em um meio de comunicação acessível e funcional para todos os envolvidos é fundamental para uma boa gestão.

Com um meio de comunicação bem definido, a gestão poderá atuar de maneira proativa na resolução dos eventuais problemas.

Fortaleça e controle a gestão financeira do condomínio

Sendo o serviço terceirizado ou não, é importante que o responsável pelas contas do condomínio tenha um bom plano de ação para fazer o controle adequado da situação financeira.

Categorize e arquive todos os documentos relacionados às contas já pagas, ao fluxo de caixa e à inadimplência. Um arquivo não funcional pode comprometer a administração e resultar em cenários problemáticos.

Com um controle adequado, se torna mais fácil passar o bastão da gestão financeira para outros responsáveis sem que um processo de adaptação longo seja necessário.

Foque em uma gestão mais empática

Regras devem ser cumpridas, mas nem sempre elas são compreendidas por completo por parte dos condôminos.

Uma gestão que se porta de maneira mais solícita e se mostra sempre disponível para resolver as dúvidas de todos os moradores acaba estimulando um ambiente mais saudável para todos, diminuindo os conflitos existentes.

Por falar em conflitos, vamos ao próximo item…

Conflitos devem ser mediados e, quando necessário, resolvidos de forma imparcial

A convivência entre os moradores nem sempre é a mais pacífica possível e opiniões contrárias podem vir a se encontrarem em determinados momentos, gerando tensão entre os condôminos.

É importante que a gestão condominial promova o diálogo entre as partes e tente ajudá-las na resolução pacífica do conflito, se portando de maneira imparcial e atendendo aos interesses de todas as partes.

No entanto, dependendo da gravidade e da natureza do conflito, é importante que os responsáveis por zelar pela vida condominial sejam proativos e tomem as medidas cabíveis.

Gestão de pessoas deve ser uma das prioridades

Dificilmente um condomínio será gerido sem o auxílio de bons profissionais. Investir na construção de um bom quadro de apoiadores, estudar sobre gestão de pessoas e promover um bom ambiente para que o trabalho realizado desenvolva o condomínio são atitudes esperadas pelos condôminos.

Não tenha medo de terceirizar serviços

Terceirizando determinados serviços para o seu condomínio, você poderá ter um controle maior sobre as despesas e ainda contará com a expertise de profissionais mais aptos para determinadas tarefas, oferecendo soluções mais eficientes e promovendo uma maior qualidade nos serviços prestados.

Ao terceirizar o serviço de Portaria Virtual, por exemplo, a gestão se torna mais livre para focar nas outras pendências administrativas e nas demais demandas dos moradores.

Crie checklists de manutenção e padronize processos

Ao criar uma lista para as tarefas de manutenção e auditoria, você facilita o trabalho dos responsáveis pela parte prática deste trabalho, garante mais assertividade e torna os processos mais fáceis de serem assumidos por outros, caso necessário.

Dúvidas frequentes

O que faz a gestão condominial?

Fica sob responsabilidade da gestão condominial os trabalhos envolvendo o controle financeiro, os trâmites jurídicos, a gestão de pessoas, a manutenção dos meios de comunicação, auditorias e pedidos de manutenção do condomínio.

Quais são os tipos de gestão condominial que existem?

Existem as seguintes maneiras de se gerir um condomínio: autogestão, gestão feita por síndicos contratados, autogestão assistida e gestão através de empresa terceirizada.